Publikacje

Wybrane artykuły autorstwa radcy prawnego Marka Andrzeja Lebensztejna, opublikowane w prasie oraz w Internecie:

"Uzupełnianie dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego od podstaw"

Portal ZP (Wydawnictwo Wiedza i Praktyka), 15 styczeń 2013 r.

 

stan prawny: 15 stycznia 2013 r.

Procedura wzywania wykonawców do uzupełnienia dokumentów może być zastosowana tylko jednokrotnie. Przy czym zamawiający może kilkakrotnie wzywać oferentów, w przypadku gdy zwraca się o różne dokumenty. Natomiast termin, w jakim wykonawcy muszą dokonać uzupełnienia, musi być realny oraz identyczny dla wszystkich.

Zamawiający zobowiązany jest do wzywania biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów dotyczących warunków udziału w postępowaniu lub którzy nie złożyli pełnomocnictw albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie. Wynika to z art. 26 ust. 3 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych - zwanej dalej ustawą Pzp (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.). Obowiązek wezwania do złożenia dokumentów jest obligatoryjny, nie można więc mówić o dowolności postępowania zamawiającego w tej materii (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 9 marca 2012 r., KIO 419/12). Również Urząd Zamówień Publicznych stwierdził, że „obowiązek wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentów zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy - Prawo zamówień publicznych odnosi się do wszystkich dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, a więc zarówno dokumentów potwierdzających spełnianie warunków „pozytywnych”, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, jak i brak podstaw do wykluczenia z postępowania - niespełnianie warunków „negatywnych”, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy”.

Zamawiający może odstąpić od wzywania wykonawców do uzupełnienia dokumentów tylko w dwóch przypadkach. Gdy dojdzie do unieważnienia postępowania nawet mimo uzupełnienia dokumentów oraz gdy zamawiający stwierdzi, iż oferta wykonawcy podlegać będzie odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 ustawy Pzp.

Na marginesie wskazać można pewną rozbieżność pomiędzy polskim prawodawstwem a unijną dyrektywą 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 114). Jak czytamy w art. 51 ww. Aktu, „Instytucje zamawiające mogą wezwać wykonawców do uzupełnienia zaświadczeń i dokumentów przedłożonych na podstawie art. 45-50 lub o ich wyjaśnienie”.

Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert. Ważnym jest też, aby były to dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowania. Zamawiający dokładnie musi doprecyzować, jakie dokumenty ma na myśli oraz jakie uchybienia w nich zauważył. W przeciwnym wypadku może się zdarzyć, iż wykonawca dostarczy inne dokumenty.

Orzeczenie„Zamawiający ma obowiązek wziąć pod uwagę wszystkie dokumenty złożone przez wykonawcę w postępowaniu, niezależnie od momentu ich złożenia. Tym samym zamawiający zobowiązany jest wziąć pod uwagę zarówno oświadczenie pierwotnie załączone do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, jak również uzupełnione dokumenty” (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 5 stycznia 2011 r., sygn. akt KIO 2744/10).

W kontekście interpretacji art. 26 ustawy Pzp należy odnieść się do aktualnie obowiązującego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. nr 226, poz. 1817 ze zm.) - dalej rozporządzenie.

Akt ten zawiera zamknięty katalog dokumentów, których może żądać zamawiający dla oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. Oczywiście zapis ten dotyczy dokumentów , które zdaniem zamawiającego są niezbędne, aby prawidłowo przeprowadzić całą procedurę. Zawiera ono grupy dokumentów, z których jedna dotyczy wykazania spełniania przez wykonawcę warunków udziału (art. 22 ust. 1 ustawy Pzp), druga wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcy w okolicznościach (art. 24 ust. 1 ustawy Pzp), zaś kolejne grupy odnoszą się do przypadków założonych m.in. w art. 22 ust. 2 ustawy Pzp oraz udziału w postępowaniu wykonawców zagranicznych.

W jakiej formie należy składać dokumenty?

Dokumenty w procedurze o udzielenie zamówienia publicznego są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę (§ 6 rozporządzenia).

W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Wymogi dotyczące podpisu elektronicznego zdefiniowane zostały w ustawie z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2001 r. nr 130, poz. 1450 ze zm.). Zgodnie z art. 5 ust. 2 ww. ustawy tylko dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Podobnie określa to zresztą art. 78 § 2 Kodeksu cywilnego.

W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów udostępniających swoje zasoby wykonawcy (§ 1 ust. 2 i 3 rozporządzenia) kopie dokumentów dotyczących odpowiednio oferenta lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty.

Zapamiętaj! Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.

Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie nie jest wymagane, jeżeli zamawiający wyraził zgodę na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, oświadczeń, oferty oraz innych dokumentów również w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane. Taka możliwość istnieje tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach (art. 9 ust. 3 ustawy Pzp).

Zakres dokumentów żądanych w postępowaniu ograniczony jest tylko do dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania o zamówienie i zależy od tego, w jaki sposób zamawiający doprecyzował warunki udziału w zakresie dysponowania stosownym potencjałem finansowym, ekonomicznym czy też technicznym bądź osobowym. A zatem już na etapie przygotowywania specyfikacji istotnych warunków zamówienia kluczową sprawą jest analiza także i tego aspektu, co często jest niestety traktowane przez zamawiających dość szablonowo. To z kolei powoduje późniejsze problemy podczas oceny ofert.

Jakich dokumentów można wymagać od wykonawcy?

W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, na mocy § 5 rozporządzenia, może on żądać w szczególności:

1.     próbek, opisów lub fotografii;

2.     opisu urządzeń technicznych, instrukcji obsługi oraz środków stosowanych przez wykonawcę dostaw lub usług oraz opisu zaplecza naukowo-badawczego wykonawcy, w celu potwierdzenia zapewnienia odpowiedniej jakości realizowanego zamówienia;

3.     zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym;

4.     zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z normami jakościowymi, jeżeli zamawiający odwołują się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich normach europejskich;

5.     zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z europejskimi normami zarządzania środowiskiem, jeżeli zamawiający wskazują środki zarządzania środowiskiem, które wykonawca będzie stosował podczas realizacji zamówienia na roboty budowlane lub usługi, odwołując się do systemu zarządzania środowiskiem i audytu (EMAS) lub norm zarządzania środowiskiem opartych na europejskich lub międzynarodowych normach poświadczonych przez podmioty działające zgodnie z prawem Unii Europejskiej, europejskimi lub międzynarodowymi normami dotyczącymi certyfikacji.

Użycie przez ustawodawcę zwrotu „w szczególności” wskazuje na otwarty katalog dokumentów. Możliwe są więc tu drobne modyfikacje ww. zapisów dla konkretnych celów i potrzeb zamawiającego.

Zapamiętaj! Wykonawca może zamiast zaświadczeń, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-5 rozporządzenia, złożyć równoważne zaświadczenia wystawione przez podmioty mające siedzibę w innym państwie członkowskim Europejskiego Obszaru Gospodarczego, natomiast zamiast zaświadczeń, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 4 i 5 rozporządzenia, złożyć inne dokumenty potwierdzające odpowiednio stosowanie przez wykonawców równoważnych środków zapewnienia jakości i stosowanie równoważnych środków zarządzania środowiskiem.

Jakich dokumentów nie można uzupełnić?

Uzupełnieniu, zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, nie podlega między innymi dowód wniesienia wadium. Nie stanowi on bowiem potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu o udzielenia zamówienia publicznego. Do katalogu dokumentów, których wykonawca nie może uzupełnić, należy zaliczyć również elementy samej oferty, formularz cenowy, kosztorys ofertowy oraz przedmiar (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 24 sierpnia 2010 r., sygn. akt KIO/UZP 1678/10).

Zapamiętaj! Brak załączonego do oferty zaakceptowanego wzoru umowy nie może stanowić podstawy do wykluczenia wykonawcy z postępowania.

W jakim terminie należy uzupełnić dokumenty?

Termin, który zamawiający może wyznaczyć dla uzupełniania dokumentów, nie został ustawowo doprecyzowany. Decyzję w tej kwestii podejmuje zamawiający. Powinien być to jednak termin umożliwiający potencjalnym wykonawcom realne uzupełnienie dokumentów i oświadczeń. Zgodzić należy się jednak z orzecznictwem, iż zamawiający zobowiązany jest również kierować się zasadą szybkości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i nie może dostosowywać terminów na uzupełnienie dokumentów do potrzeb konkretnego wykonawcy, naruszałoby to bowiem zasadę równego traktowania wykonawców - art. 7 ust. 1 ustawy Pzp (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 13 sierpnia 2009 r., sygn. akt KIO/UZP 993/09).

O tym, czy konieczne jest uzupełnienie dokumentów przez wykonawców, również decyduje zamawiający, biorąc pod uwagę analizę otrzymanych oświadczeń. Należy jednak pamiętać, że zaniechanie takiego wezwania w przypadku braku wymaganych dokumentów stanowiłoby naruszenie ustawy Pzp, nie mówiąc już o braku możliwości właściwej i zgodnej z prawem oceny oferty.

Jak należy uzupełniać dokumenty obcojęzyczne?

Jeżeli zamawiający nie zezwolił w specyfikacji istotnych warunków zamówienia na złożenie danego dokumentu w języku obcym, wykonawca będzie zobowiązany złożyć jego tłumaczenie na język polski. W przeciwnym razie naruszy art. 9 ust. 2 ustawy Pzp. Tym samym niezałączenie tłumaczenia dokumentu na język polski stanowi naruszenie ustawy, a zatem uzasadni odrzucenie oferty na podstawie art. 89 ust. 1 ustawy Pzp (UZP/ZO/0-74/07).

Czy można dokonać uzupełnienia dokumentów faksem bądź e-mailem?

Dokumenty uzupełniane przez wykonawców na wezwanie zamawiającego powinny być składane na piśmie, a nie przesyłane e-mailem (jako zwykły skan) czy faksem. Dopuszczenie przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia możliwości korzystania z faksu czy e-maila nie dotyczy uzupełniania dokumentów, które co do zasady powinny być uzupełniane w formie pisemnej, a wniesione w inny sposób, nie powinny być brane pod uwagę (KIO/UZP 1017/10). Formę, w jakiej dokumenty powinny być uzupełnianie, reguluje rozporządzenie, które w § 6 ust. 1 jednoznacznie wskazuje, iż dokumenty i oświadczenia w nim wymienione należy składać w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Dokument przesłany zwykłym e-mailem czy faksem nie zachowuje tej formy (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 7 czerwca 2010 r., sygn. akt KIO/1017/10).

Wyjątek od tej zasady wprowadza § 6 ust. 1 rozporządzenia. Zezwala on na składanie elektronicznych dokumentów, ale tylko takich, które są opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Czy wykonawca sam może uzupełnić któryś z dokumentów bez wezwania zamawiającego?

Jeżeli wykonawca nie czekając na wezwanie ze strony zamawiającego, stara się uzupełnić zauważone przez siebie jako brakujące bądź też błędne dokumenty, albo takie, których nie mógł załączyć już na etapie składania właściwej oferty przetargowej, to należy uznać to za dopuszczalne. Takie stanowisko zauważalne jest w najnowszym orzecznictwie. Z uwagi jednak na fakt, że samodzielne działanie wykonawcy nie jest formą przewidzianą wprost w ustawie Pzp, to nadal stanowisko Krajowej Izby Odwoławczej nie jest w tej kwestii jednoznaczne. Przykładem tego jest wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 15 czerwca 2011 r. (sygn. akt KIO 1169/11), w którym czytamy: „W sytuacji samodzielnego, bez wezwania (czynności obligatoryjnej) ze strony zamawiającego uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr. 113, poz. 759 ze zm.), wykonywanie takiego obowiązku przez zamawiającego jest bezprzedmiotowe. Przepis art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych nie daje podstawy do wielokrotnego wzywania przez zamawiającego do uzupełnienia dokumentów, nie może także służyć jako instrument testowania zamawiającego, co do tego jakie dokumenty zamawiający uzna za spełniające warunek. Nie do pogodzenia z zasadą równego traktowania jest pogląd, iż samodzielne uzupełnienie dokumentu przez wykonawcę, nie czekając na wezwanie zamawiającego, umożliwia mu skorzystanie z ponownej możliwości uzupełnienia oświadczeń i dokumentów domagając się formalnego wypełnienia obowiązku zamawiającego. Zamawiający nie ma podstawy prawnej do zwrotu wykonawcy dokumentu lub oświadczenia złożonego bez wezwania, nie ma także podstawy do odmowy dokonania oceny złożonego dokumentu. Wykonawca jednak samodzielnie, bez wezwania, składając dokument musi przyjąć na siebie ryzyko, że przedłożony dokument nie będzie dokumentem potwierdzającym spełnianie warunku. W wezwaniu do uzupełnienia dokumentu lub oświadczenia zamawiający wskazuje, co powoduje, że dokument złożony jest błędny, albo jakiego dokumentu brak we wniosku wykonawcy. Natomiast samodzielnie wykonawca składając dokument taką wiedzą nie dysponuje i może jedynie domyślać się, w czym tkwi wadliwość złożonego przez niego dokumentu”.

stan prawny: 15 stycznia 2013 r.

pierwotny tekst artykułu:

http://www.portalzp.pl/temat-tygodnia/uzupelnianie-dokumentow-w-postepowaniu-o-udzielenie-zamowienia-publicznego-od-podstaw-291554